Çoğumuz geri bildirim denince ilk olarak olumsuz eleştirileri düşünürüz. Halbuki geri bildirim, sadece "neyi yanlış yaptığını" söylemekten ibaret değildir. "Şunu çok iyi yaptın, bu konuda sana güveniyoruz" demek de bir geri bildirimdir ve pozitif pekiştirme ile motivasyonu artırır. Önemli olan, geri bildirimi bir yargılama mekanizması olarak değil, bir gelişim aracı olarak konumlandırmaktır.
Peki, iş yerlerinde veya günlük hayatımızda neden etkin bir geri bildirim kültürü oluşturmakta zorlanıyoruz?
· Korku ve Savunmacılık: Geri bildirim veren, karşı tarafın tepkisinden çekinebilir. Alan kişi ise, kendini eleştirilmiş hissedip savunmaya geçebilir. Bu korku, samimi ve yapıcı iletişimin önündeki en büyük engellerdendir.
· Belirsizlik ve Süreksizlik: Geri bildirimlerin net olmaması, kişiye özel verilmemesi veya sadece yıl sonu değerlendirmeleri gibi aralıklı zamanlarda yapılması, etkinliğini düşürür.
· Kişiselleştirme: Geri bildirimin kişiye değil, davranışa veya duruma odaklanması gerekir. "Sen hep geç kalırsın" demek yerine, "Son üç toplantımıza geç kaldığın için ekibin başlamak için seni beklemek zorunda kaldı" demek daha yapıcıdır.
Sağlıklı bir geri bildirim kültürü inşa etmek için hem veren hem de alan tarafın sorumlulukları vardır:
Geri Bildirim Veren İçin:
1. Yapıcı Olun: Amaç, kişiyi incitmek değil, ona gelişim alanı sunmaktır. Olumlu yönleri de belirtmeyi unutmayın.
2. Spesifik Olun: Genel ifadelerden kaçının. Ne zaman, nerede, hangi davranışın veya durumun geri bildirime konu olduğunu netleştirin.
3. Zamanlama Önemli: Geri bildirimi, olay tazeyken ve konuyla ilgiliyken vermek en etkilidir. Çok beklemek, detayların unutulmasına yol açabilir.
4. "Ben" Dili Kullanın: "Sen şöylesin" demek yerine, "Bu durumda ben şunu hissettim" veya "Bu durum bende şöyle bir etki yarattı" gibi ifadeler kullanın.
5. Özelde ve Gizlice Verin: Hassas geri bildirimler, kalabalık önünde değil, bire bir ve gizlilik içinde verilmelidir.
Geri Bildirim Alan İçin:
1. Dinlemeye Açık Olun: Savunmaya geçmek yerine, söylenenleri anlamaya odaklanın. Empati kurmaya çalışın.
2. Soru Sorun: Anlamadığınız yerleri açıklığa kavuşturmak için sorular sormaktan çekinmeyin. "Ne demek istediğini tam olarak anlayamadım, biraz daha açar mısın?" gibi sorular çok değerlidir.
3. Teşekkür Edin: Geri bildirim almak bir hediyedir. Size zaman ayırıp düşündüğü için karşı tarafa teşekkür edin.
4. Üzerinde Düşünün: Hemen bir yanıt vermek zorunda değilsiniz. Duyduklarınızı sindirmek ve üzerinde düşünmek için kendinize zaman tanıyın.
5. Gereğini Yapın (veya Neden Yapmadığınızı Açıklayın): Eğer geri bildirimde haklılık payı varsa, gerekli adımları atın. Eğer katılmıyorsanız, bunu saygılı bir şekilde açıklayın.
Etkin bir geri bildirim kültürü, bir organizasyonu veya bir ilişkiyi durağanlıktan kurtarır ve sürekli bir öğrenme ve adaptasyon sürecine sokar. Tıpkı bir geminin, rüzgarın ve akıntıların yönünü bilerek rotasını belirlemesi gibi, geri bildirim de bizi doğru yöne sevk eden bir pusula görevi görür. Kendimizi ve çevremizdekileri daha iyiye taşımak istiyorsak, geri bildirimi bir yük değil, bir armağan olarak görmeyi öğrenmeli ve onu en verimli şekilde kullanmalıyız.